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HR 計糧:薪金計算方法+Payroll 計糧系統運作

計糧系統幫助中小企及HR快捷有效地計糧及出糧。 我們研究了計糧系統運作,並分享有關選擇薪金管理軟件的技巧。

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Payroll 是在考慮稅項和福利的同時向公司員工支付工作薪金的過程。計糧和出糧的過程重複且耗時,但又絕對有必要確保您公司的每個人都按時獲得適當的工作報酬。

在本文中,我們將介紹薪資流程的基礎知識以及如何為您的運營選擇合適的薪資管理軟件。

Payroll 是什麼

Payroll是公司計糧及出糧的程序,通常由會計或人力資源部門負責。它涵蓋了員工薪酬的所有方面,包括準備支票或銀行轉賬以及維護每位員工全年的工資記錄。

雖然公司向員工計糧及出糧似乎很簡單,但有幾個關鍵因素需要考慮。為每位員工保持統一的工資核算流程,可以幫助您避免錯誤並遵守適用的稅收規則。對於大多數中小企而言,工資核算流程可分為五個基本步驟:

  • 選擇計糧系統
  • 制定薪酬政策
  • 從員工那裡收集信息並設置自動轉帳
  • 批准並提交工資單
  • 製作工資單記錄並存檔

工資單處理涉及的步驟比想像的要多。但是,一旦您完成了初始工資單系統設置,工作流程就會變得更加易於管理。

計糧系統如何運作

您可以在計糧系統的幫助下快速有效地計糧及出糧,讓您有更多的時間和精力專注於您的業務。

計糧系統負責支付工資和提交薪俸稅的所有事宜。此外,它們還用於跟踪工作時間、計算收入、打印和交付支票等。

許多企業使用 Excel 建立計糧系統,但使用薪資管理軟件來自動化流程的趨勢越來越大。

使用薪資管理軟件的好處

薪資管理軟件軟件只需要雇主少量的投入。例如,軟件會隨著稅法的變化自動更新,這意味著企業可以減少對保持合規的擔憂。

省時間

儘管計糧及出糧是一項必要的任務,但它並不是一項有趣的任務,負責計糧及出糧的人不太可能享受這項重複性任務。薪資管理軟件的好處之一是能夠使雇主的工作更輕鬆,並幫助他們節省可以更好地投資於組織其他方面的時間。

避免犯錯

薪資管理軟件的另一個好處是它減少了代價高昂的錯誤的可能性,例如,延遲支付員工工資或支付錯誤的金額。此類錯誤可能會損害公司士氣,在最壞的情況下,會給您的公司和個人帶來法律問題。

薪資軟件的優勢在於通過使用其數據庫和自動調度來大大減少人為錯誤的可能性,以確保您的員工按時獲得他們應得的確切薪酬。

方便使用

弄清楚如何正確進行工資核算是一項挑戰,尤其是在您沒有任何專業會計教育或證書的情況下。優秀的薪資軟件是專門為此類別的受眾創建的,通過其直觀且易於使用的界面減輕壓力。

如何選擇薪資管理軟件

在為您的公司選擇合適的薪資軟件時,需要考慮許多因素,包括功能、易用性、支援、集成等。以下是您在選擇薪資軟件時應該尋找的首要關鍵因素。

通過直接存款支付工資

通過與銀行建立直接存款安排,您可以將員工工資直接存入他們的銀行賬戶,而無需離開薪資管理軟件。

一體化

雖然工資管理有時是其他系統,例如人力資源管理軟件、企業資源規劃 (ERP) 軟件或會計軟件的功能,但這些功能通常是有限的,僅用於管理少數員工。隨著您的業務擴展,員工數量將穩步增加,這意味著您將需要處理更複雜的計糧及出糧程序,這將需要添加專用薪資管理軟件附帶的招聘、報告功能、會計賬簿和時間表等功能。您選擇的軟件能夠與您的其他系統集成以簡化流程並節省時間,這一點至關重要。

能夠處理不同類型的付款

除了工資之外,您的薪資管理軟件還必須能夠處理成本報銷、假期工資、佣金、獎金和其他應稅福利。

客戶支援

良好的軟件客戶支援經常被低估,但其實它非常重要。

選擇能夠及時、清楚地回答您的問題並幫助您使用薪資管理軟件的軟件提供商。當您需要快速得到幫助時,全面的知識庫也非常有幫助。

自動運行功能

如果不需要經常更改設置,您的軟件應該能夠自動處理您的工資核算流程。您可以將其配置為無論您是在工作還是休假,都可以使用自動批准功能運行。

員工自助服務

自助服務讓您的員工可以方便地訪問他們的工資單信息。企業可以通過允許員工輸入和更新他們的個人信息、福利選項等來節省時間和金錢。

你應該外包你的工資管理嗎?

大多數中小企都在糾結應該將計糧及出糧等程序保留在內部還是外包給第三方的問題。在兩者之間做出決定的最簡單方法,是根據員工投入時間和成本去思考。

保持內部工資系統涉及人力和技術資源。全部在內部進行意味著東主或管理員負責所有稅收計算、計糧及出糧、退貨、手動收集和安全維護員工記錄等。

外包這些程序則讓您可以委派數據輸入、計算、工資單處理和其他管理任務,還可以免除您管理軟件的負擔。

許多快速發展的中小企通常會外包工資管理和會計等任務,因為這樣做可以節省東主聘請內部會計師或人力資源主管的時間和成本。

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