經營一家企業有時意味著要在法律敏感的官僚機構中駕馭,雖然它可能會讓人不知所措且令人厭煩,但儘早仔細地完成整個過程可以為您省去很多麻煩。

其中一個重要但容易忽視的過程是獲得董事職權證明書(Certificate of Incumbency )。

在本文中,我們將向您介紹什麼是董事職權證明書,如何獲得證書,以及它在商業世界中的用途。

讓我們開始吧!

什麼是董事職權證明書?

董事職權證明書是一份包含有關公司所有權的最新信息的文件,包括股東、董事、高級職員和公司秘書的姓名和簽名。該文件通常由公司的較低級別代表用於執行法律活動。

該證書可由第三方(律師或註冊會計師)或公司的公司秘書簽發。

董事職權證明書有什麼內容?

董事職權證明書包含以下信息:

  • 公司名稱
  • 公司成立日期
  • 董事資料
  • 股東詳細信息(姓名和簽名)
  • 註冊公司地址
  • 股數
  • 股本
  • 公司的營業地址——如果它與註冊地址不同,這是必需包含的
  • 公司秘書的姓名和簽名

董事職權證明書也應有授權人員的簽名。這證明了該代表被授權簽字,並防止任何未經授權的人代表公司偽造簽字。

該證書還應包括有關公司官員是否被任命或當選的信息,以及他們將持有其頭銜的時間。

董事職權證明書沒有特定格式,但通常包含以下字段:

“以下簽名者,[秘書姓名],[公司名稱]秘書。 (以下簡稱“公司”),特此證明:

他/她是公司的當選和代理秘書,負責發布和維護公司的記錄、會議記錄和印章。

根據公司章程,下列人員在公司擔任其姓名對面的職位,每位該等人員姓名對面的簽名即為他們本人的真實簽名。”

然後,此片段後面將緊跟上面列出的詳細信息,最後是公司秘書的簽名。當公司發生變化時,更新證書很重要。

這裡有一份證明樣本供您參考。

董事職權證明書的目的

證明書確認了公司代表的身份,通常在公司官員代表公司工作的三種情況下需要。

開設銀行賬戶

大部分香港銀行在派出公司人員開戶時會要求提供在職證明。這是盡職調查的一部分,以確保與他們進行交易的人真正代表公司。

銀行要求重大金融交易的在職證明也很常見。

尋求法律顧問時

公司律師持有重要的公司信息,因此在將信息發布給代表之前,他們必須首先確認與他們合作的人是否是公司的一部分。

在為公司準備合同時,律師通常還需要證書。該證書可幫助他們確定合同中應包括哪些人,以使其具有法律約束力。

海外交易

在進行海外交易時,與您合作的公司需要了解您公司的授權人員,他們可以與之合作。這確保了交易和交易具有法律約束力。

簽證申請

當公司為法定代表或僱員申請簽證時,可能需要在職證明。

我如何獲得董事職權證明書?

您可以從公司秘書那裡獲得證明書。然後,公司秘書將根據要求準備和證明文件。

在某些情況下,您可能需要對證書進行公證。這意味著您的證書應由公證人認證。公證人是從業7年以上的資深律師。

對於要公證的證書,您的公司秘書應先準備文件,然後再將其提交給公證人。

對證書進行公證會花費更多,因此如果不是必需的,您可以按原樣使用該文件。

常問問題

誰可以簽署在職證明?

在職證明包括所有可以代表公司簽訂協議的公司代表,這意味著所有這些代表都必須簽署該證明才能使其生效。

常見的公司代表包括:

  • 首席執行官
  • 公司總裁
  • 股東
  • 秘書
  • 註冊代理
  • 公司高級職員

在職證明書的有效期是多久?

只要公司詳細信息沒有變化,在職證明就有效,但一些機構可能會要求提供不超過 3 或 6 個月的在職證明。

在職證明和詳細信息報告(Particulars Report)有什麼區別?

詳細信息報告包含公司詳細信息,例如資本、註冊地址和董事姓名。

在職證明和詳細信息報告之間的主要區別在於,公司的詳細信息報告不顯示公司管理人員和股東的最新信息。

您可以從公司註冊處獲得一份詳細報告,費用為 22 港元。

結論

董事職權證明書是一種法律文件,允許公司代表在簽署重要文件、開立賬戶或建立合作夥伴關係時代表公司。

如果沒有證書,另一方將很難驗證與他們打交道的人是否有權代表公司簽字。因此,如果您沒有公司秘書,請考慮僱用一名或僱用一項服務來協助您獲得這份重要文件。