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【Certified True Copy】香港核證副本資格及收費介紹

申請公司銀行賬戶? 那麼您應該閱讀本指南,了解什麼是Certified True Copy以及為什麼它對香港公司很重要。

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作為公司東主,您在香港開設公司銀行賬戶、申請商業貸款或出售物業時,可能會被要求出示Certified True Copy – 經核證的公司文件副本。

但究竟什麼是Certified True Copy?本文將回答您關於核證副本的常見問題:

  • 什麼是Certified True Copy
  • 核證副本的目的
  • 核證副本格式
  • 誰有權核證副本
  • 核證副本收費
  • 核證副本的有效性
  • 哪裡可以獲得核證副本

請注意,當我們提到術語什麼是Certified True Copy、核證副本和經核證真實副本時,它們可以互換,但它們都指的是同一件事。

讓我們從Certified True Copy的定義開始。

什麼是Certified True Copy

Certified True Copy是原始文件的正式版本,由合格的專業人員證明對原文件真實準確。合格的專業人員在副本上蓋章以證明它們可以用來代替原始文件。

但是,核證副本並不能證明原始文件是真實的。例如,被盜或偽造的文件的經核證真實副本不能證明原始文件的真實性。

Certified True Copy的目的

如果個人或公司需要申請重要的個人或公司文件,則需要經過認證的真實副本。由於不允許第三方保留原始文件,因此使用經Certified True Copy代替。

在香港,以下情況需要Certified True Copy:

  • 在香港銀行開立公司銀行賬戶時
  • 申請營業執照時
  • 從事國際交易時
  • 法律目的
  • 政府訴訟

例如,在開立貴公司的銀行賬戶時,您將被要求出示以下經核證的副本:

  • 股東和董事的身份證、護照或駕駛執照的核證副本
  • 住址證明及水電費賬單的核證副本
  • 公司成立文件的真實副本,包括公司章程、登記證、股東名冊和董事名冊

這些要求可能因銀行而異,因此您應首先向您的銀行詢問需要哪些文件。

核證副本格式

核證副本的格式由核證人確定。儘管如此,在大多數情況下,仍應包括以下信息:

  • 證明人姓名和簽名
  • 認證日期
  • 包含以下措辭的聲明:“我確認這是原件的真實副本”或“經證明是我看到的原件的真實副本”
  • 認證師專業印章
  • 認證人職位
  • 文件頁數

在香港,核證副本必須為中文或英文。如果文件是另一種語言,則必須翻譯。

誰有權核證副本

《公司法》第 622 章規定,下列人員可以提供經核證的真實副本

  • 執業註冊會計師(CPA)
  • 執業公證人
  • 執業律師
  • 香港法庭人員
  • 香港執業專業公司秘書
  • 領事官員

在與這些專業人員中的任何一個證明您的文件之前,必須首先與需要文件的機構確認允許這些專業人員中的哪些人證明您的文件。規則各不相同;一些機構可能允許銀行官員等其他合格人員的認證。

例如,在香港匯豐銀行開立公司賬戶,您需提供經以下任何人士核證的副本:

  • 會計專業,例如受香港會計師公會或同等學歷監管的註冊會計師或核數師
  • 受香港同等法律協會監管的法律專業,例如公證人或律師
  • 香港特許秘書公會活躍會員的特許秘書
  • 太平紳士
  • 香港信託公司
  • 司法人員

核證副本收費

在香港證明文件的費用可能會有所不同,費用取決於您使用的專業人員類型和您需要的服務類型。

例如,香港公證人協會建議的最低收費為:

  • 經核證的真實副本但沒有正式的公證書為港幣 1,600 元
  • 正式公證書為港幣 2,200 元

註冊會計師收取與上述不同的費率。例如,Startupr 費用為:

  • 125 美元用於證明一套公司文件
  • 75 美元用於證明一份文件

核證副本的有效性

在大多數情況下,Certified True Copy的有效期為 3 到 6 個月,這意味著建議僅在需要時獲取核證副本。

哪裡可以獲得核證副本

正如我們已經提到,在香港可以提供經核證真實副本的專業人士有律師、公證人和註冊會計師等。

您可以在這些專業人士的官方機構申請核證副本:

  • 註冊會計師 – 香港會計師公會有註冊會計師資料庫供你搜尋
  • 公證人 – 香港公證人協會
  • 香港律師 – 香港律師會

Certified True Copy – 常見問題

文件認證和文件合法化有什麼區別?

文件認證是第三方確認文件準確性的過程。第三方可以是註冊會計師、律師或公證人。

香港的文件認證(authentication)是指對文件的簽名、印章和來源進行認證。這意味著即使是經過認證的真實副本也可以合法化。

由於香港高等法院的文件加簽服務,在香港使文件合法化成為可能。

文件加簽服務的費用為每張港幣 125 元,部分接受的商業文件包括公司註冊證書和商業登記證書。

開立外國公司銀行賬戶時需要經過加簽服務的文件。

註冊會計師可以在香港認證文件嗎?

執業會計師可以在香港證明文件。確保您與在香港會計師公會等公認官方機構具有良好信譽的註冊會計師合作,以使您的文件獲得批准的機會最高。

非執業律師可否在香港核證文件?

不可以,律師必須在執業並得到官方機構的認可,才有資格提供經核證的真實副本。如果您通過非執業律師獲得經核證的真實副本,您的文件很可能會被拒絕。

銀行可以證明文件嗎?

一些銀行可以證明文件。如果銀行擁有認證機構的合格專業人員,則可以做到這一點。

結論

總而言之,Certified True Copy是被證明可以準確代表原件的原始文件的副本。

經核證的真實副本的目的是提供可用於法律或官方目的的原始文件副本。

Certified True Copy的格式一般包括核證機關名稱、核證日期和核證機關印章。

最後,註冊會計師、律師和公證人有權在香港核證真實副本。驗證真實副本時收取的費用各不相同;核證副本的有效期為 3 至 6 個月。

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