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Xero 會計軟件教學:香港中小企必讀指南

如果您沒有合適的工具,企業會計可能會不堪重負。 Xero 是一款功能強大的會計軟件,可以幫助您簡化基本的會計流程。 在本Xero教學中,我們將介紹 Xero 以及您如何從中受益。

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管理您的企業財務是一項耗時的任務,可能會讓大多數企業主不知所措。大小企業無論增長多少,都面臨著類似的會計挑戰。但與 SMB 不同的是,大公司擁有強大的財務實力來部署小型企業無法使用的複雜會計解決方案。

由於預算限制,大多數處於增長早期階段的小企業主更有可能使用傳統方法進行會計核算。從長遠來看,這通常會導致人為錯誤和計劃不周造成的問題。幸運的是,有多種會計解決方案,例如專為中小企業設計的 Xero,可以幫助緩解這些問題。

Xero 會計解決方案可以簡化您的業務會計任務,讓您有更多的時間來發展您的業務。在本文中,我們將介紹 Xero 的定價、功能以及如何使用它們。

關於 Xero 會計軟件

Xero 成立於 2006 年,擁有超過 300 萬客戶,是面向企業、會計師和簿記員的領先雲端會計軟件之一。它提供實惠會計解決方案,結合了可用性和多功能性,可滿足 SMB 和獨立專業人士的需求。

該會計平台提供強大的功能,可幫助您自動執行業務會計任務,例如交易對賬、開票和財務報告。您還可以從任何設備訪問您的會計工具。平台亦包括應付賬款等功能,可幫助您跟踪未決賬單並優先考慮首先支付的費用。

Xero 還可以幫助你管理費用,讓您密切關注業務費用。數據採集功能可以從收據中提取信息,從而加快報銷流程。

除了這些基本功能之外,Xero 還可以幫助進行庫存管理和發送採購訂單。使用內置模板,您可以創建報價和估算,並將已完成的報價轉換為發票以節省時間。

Xero 定價

Xero 有三種定價計劃可供選擇,使其成為滿足各種需求的企業的靈活解決方案。此外,Xero 不限制每個計劃的用戶數量。

Early Plan 是最便宜的套餐,價格為每月 12 美元。該計劃專為開始使用雲端會計軟件的小型企業而設計,亦非常適合會計師為他們的服務尋找強大平台。但是,該計劃限制為 20 張發票和 5 張賬單。

Xero 最受歡迎的套餐,Growing Plan,價格為每月 34 美元,最適合已經超過初創階段的企業。與早期計劃不同,成長計劃用戶可以發送無限數量的發票和賬單。

Established計劃的價格為每月 65 美元,提供早期和成長計劃用戶無法使用的高級功能。雖然此計劃非常適合任何企業,但它最適合具有堅實基礎的組織,尤其是那些經常處理跨境交易的組織。

為您的情況選擇最佳的 Xero 定價計劃取決於您的業務需求和目標。清楚地了解這些因素將幫助您為您的業務選擇正確的計劃。

常用 Xero 功能

企業主需要跟踪他們的財務狀況以確保增長。通常,清晰簡潔的財務信息對於更好地理解業務流程和運營至關重要。 Xero 擁有眾多出色的會計功能,是一種多功能解決方案,可以讓您的業務更有效率。

連接銀行賬戶與 Xero 

您可以連接所有企業銀行賬戶並自動導入交易。此功能使項目對賬變得簡單快捷。例如,如果您購買了辦公室庫存,交易會自動導入 Xero。

連接商業銀行賬戶:

  1. 從主菜單中選擇會計,然後點擊銀行賬戶
  2. 點擊添加銀行賬戶並識別您的銀行,然後按照屏幕上的說明添加銀行賬戶

賬目對賬對於準確的會計管理至關重要。讓您的交易反映在 Xero 中,讓您可以無縫查看企業財務狀況,無需手動導入銀行對賬單。擁有實時提要還有助於日常交易匹配和對賬。

創建發票

開具發票是經營企業時的一項關鍵任務,因為它會影響現金流。網上發票可幫助公司將電子發票直接發送到客戶的系統,無需手動處理此類任務。與傳統的發票方法不同,Xero 使您能夠從任何可以上網的地方創建和發送發票。

要在 Xero 上創建發票:

  1. 導航到業務選項卡並單擊銷售概覽
  2. 在銷售窗口中,單擊新建圖標並從下拉菜單中選擇發票
  3. 用適當的信息填寫字段並保存發票
  4. 如果您需要其他人批准發票,可點擊保存並選擇另存為草稿

為了節省創建定期發票的時間,Xero 具有重複發票功能,可幫助您設計模板並以特定間隔自動生成發票。

如果您需要調整金額或其他細節,Xero 會將模板保存在草稿選項卡中。您可以通過導航到發票類別中的重複選項卡,並單擊新建發票選項卡來設計模板。

Xero 發票功能還可以通過消除與發票相關的複雜性來幫助您快速發送發票,並按時獲得付款。 

Xero 有一個貨幣轉換系統,如果您的企業處理國際交易,它可以通過實時轉換率簡化發票。最重要的是,該軟件提供準確的時間線跟踪,以幫助您了解客戶何時查看發票。

計費

向您的客戶和供應商發送賬單和發票需要快速準確,以確保為您的業務提供穩定的現金流。在權責發生制會計方法中,您使用兩個不同的帳戶在結算之前記錄費用和收入。無論您是否已付款,應付賬款有助於跟踪您需要向供應商支付的費用。

您可以通過多種方式訪問 Xero 中的計費功能,最快的方法是單擊屏幕右上角的加號 (+) 圖標以激活下拉菜單並選擇賬單選項。當您輸入供應商的名稱時,軟件會建議您選擇聯繫人。雖然您可以從此處創建聯繫人,但最好在聯繫人菜單中添加供應商並包含重要詳細信息,因為您在支付賬單時可能需要這些信息。

日期至關重要,因為它們決定了您的費用何時出現在您的報告中。在到期日字段中,請參閱特定供應商設置的條款。如果您使用淨 30 項,請在到期日字段中輸入 +30,Xero 將完成計算。

要創建和批准賬單:

  1. 轉到業務圖標並單擊購買
  2. 點擊新建並選擇賬單
  3. 在各個字段中輸入必要的信息
  4. 記錄您支付的物品,您也可以重新訂購物品
  5. 必要時,單擊上傳圖標以包含相關項目
  6. 如果您要處理可計費費用,請單擊分配費用
  7. 保存新賬單以供審批
  8. 要添加有關賬單的更多信息,請單擊添加註釋

計費幫助企業了解他們欠多少錢。由於您可以快速比較特定時間的總收入和總支出,因此這些信息有助於準確預測現金流並生成富有洞察力的報告。

費用報銷

費用報銷功能可幫助您和您的團隊記錄他們在 Xero 中的支出信息,並允許您附上收據。附上收據可確保問責制並為稅收目的提供參考。由於您直接在 Xero 上上傳收據,因此此功能可最大限度地減少丟失收據的可能性。

創建費用報銷:

  1. 點擊新建並選擇添加收據
  2. 在收據字段中,輸入收據上出現的公司名稱
  3. 在日期字段中,輸入收據的日期
  4. 為報告目的記錄適當的描述並填寫數量字段
  5. 選擇要過帳交易的帳戶,然後添加該項目的增值稅詳細信息
  6. 保存條目
  7. 點擊提交審批以報銷費用

費用報銷涉及公司需要償還給您的個人資金。此功能簡化了報銷、會計和報告。最重要的是,上傳任何費用的收據的能力可以很容易地驗證這筆錢是否用於特定目的。

一鍵式財務報告

編寫複雜的業務報告可能是一個令人頭痛的過程。憑藉 40 多個可自定義的報告模板,Xero 簡化了編寫中期和年度財務報告的過程。雖然企業會計信息永遠不會是靜態的,但最好保留特定時期的快照以供將來參考,並且在 Xero 中發布報告可以幫助您保存重要信息以便快速訪問。

只需單擊幾下即可生成和發布報告:

  1. 導​​航到屏幕底部並單擊綠色圖標
  2. Xero 將打開另一個屏幕,其中包含將報告發佈為電子表格、PDF 或將其保存為草稿的選項
  3. 要訪問報告,請從 Xero 的主菜單中找到報告選項卡,選擇所有報告並選擇您需要訪問的報告

發布報告後,所有登錄到您的 Xero 帳戶的用戶都可以使用該報告。這提供了一種與組織中的人員共享信息和協作的無縫方式。但是,如果需要,您也可以將報告保存為其他格式。

Xero 好唔好用?

Xero 是一種強大且可靠的會計解決方案,適合尋求經濟實惠型選擇的企業。Xero帶有出色的工具和集成,可實現無縫的賬戶對賬、跟踪以及銷售和採購管理。

簡化會計流程的最佳方法是利用行業領先的工具並與會計專家合作。在 Binery,我們提供預算友好的會計服務來幫助您管理現有的 Xero 帳戶,或者幫助您創建一個(Xero 訂閱包含在我們的定價包中)。如果您想嘗試一個多功能的會計解決方案,我們可以提供可靠的支持並幫助您設置和優化 Xero。

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